Rétroactes
C’est le Décret du 19 octobre 2007 qui instaure la création d’un cadastre de l’emploi du secteur non marchand en Communauté française (ci-après, FW-B). Ce décret dote la FW-B d’une base légale lui permettant de récolter des informations auprès des autres institutions publiques telles que la Banque Carrefour de la Sécurité sociale (BCSS) ou l’ONSS (données DmfA[1]). Le cadastre de l’emploi est donc une banque de données informatisée coordonnée par le Secrétariat général de l’administration de la FW-B dont dépend la Direction de l’Emploi Non Marchand (ci-après, DENM).
Les objectifs annoncés de ce cadastre sont :
- d’une part, la simplification administrative dans le cadre de la justification de subventions liées à l’emploi,
- d’autre part, la production de données statistiques relatives aux caractéristiques de l’emploi en FW-B.
La mise au point par la DENM de l’application informatique SICE («Système d’Information du Cadastre de l’Emploi»), à l’aide duquel les opérateurs (testeurs ou non) encodent les données relatives aux prestations de leurs travailleurs affectés aux missions communautaires, a été laborieuse en raison de la prise en compte de toute une série de paramètres propres aux secteurs bénéficiaires du Décret du 24 octobre 2008 déterminant les conditions de subventionnement de l’emploi dans les secteurs socioculturels de la Communauté française (ci-après, DESC).
Après 2 années de test, s’est posée la question de la généralisation du caractère obligatoire de ce dispositif à tous les opérateurs.
Contexte du changement…
En décembre 2014, une évaluation[2] du DESC a été présentée aux partenaires sociaux. Elle pointe, entre autres, l’existence de sommes trop-perçues (= les montants à rembourser par les opérateurs lorsque le taux d’occupation de l’emploi permanent n’est pas à 100 %) dans certains secteurs.
Deux constats ont alors été posés par les fédérations patronales et la CESSoC:
– l’importance de ces montants dans certains secteurs, en particulier dans les secteurs de l’Éducation permanente et de la Jeunesse ;
– la non réaffectation de ces montants respectivement dans les secteurs qui les ont générés alors que l’article 22 du DESC prévoit l’hypothèse de leur réaffectation.
Forte de ces constatations, la CESSoC a initié avec tous les partenaires (les cabinets, les services de l’administration concernés, la DENM, les organisations syndicales) une réflexion sur l’harmonisation des pratiques administratives dans le contrôle des justificatifs et la limitation des sommes trop-perçues.
Bien que la réflexion soit toujours en cours (notamment sur les modalités de justification de la subvention de l’emploi permanent), les partenaires se sont mis d’accord sur une première étape nécessaire : le basculement dans l’application informatique SICE, dès 2016, de tous les opérateurs valorisant de l’emploi dans le cadastre.
Motifs : il s’agit au préalable d’effectuer un test grandeur nature du système et de mesurer l’écart éventuel entre la justification via le document Excel et celle via l’application SICE (qui propose un calcul «automatisé» et identique pour tous les secteurs), et ce avant toute modification du DESC qui tendrait à l’améliorer.
Nous verrons plus loin que cette comparaison sera possible dès lors qu’en 2016, seront organisées deux récoltes via l’application SICE ; une première récolte portant à nouveau sur les données de justification de l’année 2014.
Pour faire bref :
- la première récolte, outre les objectifs accessoires que lui ont assignés les partenaires dans le cadre décrit ci-avant, tiendra lieu de justificatif pour la liquidation de la «subvention emploi» de 2016 (même si l’année de référence est 2014) ;
- la deuxième récolte, qui devrait en principe avoir inclus les modifications éventuelles du DESC (sauf si nécessité d’une période transitoire pour l’adaptation du dispositif par la DENM), concernera les données de justification de l’année 2015.
Comme vous pouvez l’imaginer, il n’est pas aisé de communiquer sur des changements qui font toujours l’objet d’une réflexion ainsi que de modifications décrétales non encore abouties.
Enfin, sachez que la DENM procèdera à des rappels pendant la période de la 1ère récolte et organisera probablement d’autres séances d’information en septembre prochain pour préparer à la récolte de novembre 2016.
La FESEFA envisage également d’organiser des matinées d’information pour autant qu’il y ait une demande de votre part. Aussi, n’hésitez pas à nous le faire savoir par courriel ! Pour les questions en lien direct avec vos dossiers d’encodage, nous restons bien entendu à votre disposition !
Les nouveautés en 4 points
1. A partir de 2016, l’encodage des données de justification de votre subvention emploi se fera obligatoirement et exclusivement via l’application SICE ! Fini donc le justificatif papier !
2. Cette année, vous procéderez exceptionnellement à deux encodages :
> du 1er mars au 31 mai 2016 : cette récolte concernera à nouveau les données de justification de l’année 2014. Cette opération sera blanche ! Ni récupération par l’opérateur, ni remboursement à l’administration !
Pourquoi ?
1. Parce que le système qui sera dorénavant d’application voit sa période d’encodage déplacée plus tard dans l’année (dernier quadrimestre) afin de pouvoir disposer de données DmfA considérées comme fiables (celles du 3ème trimestre). Cela concernera donc la deuxième récolte avec les données de justification de l’année 2015. Mais en attendant, ils vous faut justifier “quelque chose” pour bénéficier de votre “subvention emploi” de 2016 ! Il s’agit donc bien d’une justification dans son acception juridique et comptable.
2. Parce que, accessoirement, les partenaires souhaitent à partir d’une opération “blanche” mesurer l’écart éventuel entre deux méthodes différentes de justification. Un accord est intervenu entre les partenaires afin qu’il n’y ait pas de remise en question des décomptes précédents.
> d’octobre 2016 au 15 janvier 2017 (année N) : cette récolte concernera les données de justification de l’année 2015 (année N-1) avec pour conséquence un traitement par l’administration en 2017 (année N+1).
Pourquoi ?
1. Parce ce que l’objectif est d’aller vers une simplification administrative pour les opérateurs. Cela aura pour conséquence que l’encodage s’opérera dans un cadre où les opérateurs se verront proposer de valider d’emblée un certain nombre de données extraites de leurs DmfA et que la liquidation de la subvention pourrait s’opérer d’emblée à 100 % au terme du 1er trimestre de l’année après traitement par l’administration[3].
2. Parce qu’il faut disposer de suffisamment de temps pour la conclusion d’arrêtés de liquidation des montants trop-perçus éventuels en vue de leur réaffectation dans les secteurs.
3. Parce que les fédérations patronales ont exigé que les opérateurs puissent disposer, au terme de l’encodage, d’une simulation de décompte de type “Tax-on-web” afin de pouvoir, le cas échéant, rectifier leur encodage[4].
3. A partir de 2017, les encodages seront régulièrement programmés dans le courant du dernier quadrimestre de l’année (du 15 août au 15 novembre). Cela permettra de généraliser le transfert dans SICE d’informations issues de vos DmfA et le calcul «automatisé» de vos subventions.
Attention : afin d’opérationnaliser le chargement de vos données DmfA dans SICE, la DENM insiste sur l’application du principe de veille. Il vous appartiendra de mettre à jour annuellement votre liste du personnel (prénom, nom, n° de registre national) :
– lors de la 1ère récolte en mars 2016 (pour préparer la récolte de novembre 2016)
– et généralement dans le courant du mois de mars lorsque le système aura atteint en 2017 sa vitesse de croisière.
C’est à cette seule condition que la DENM, qui ne peut deviner les modifications intervenues dans le personnel de votre association, pourra effectuer le chargement de vos données DmfA avant l’ouverture officielle de la période d’encodage !
4. Après la période d’encodage, un rapport de calcul (qui croise les données encodées et les montants des subventions théoriques) sera transmis à chaque opérateur auquel il sera demandé, une fois les conclusions acceptées, de le renvoyer signé pour accord. Précisons qu’il sera toujours possible pour un opérateur, qui conteste les conclusions, de corriger une erreur d’encodage.
[1] DmfA = acronyme de Données multifonctionnelles – multifunctionele Aangifte
[2] L’analyse a été réalisée par l’opérateur COMASE sur la base des données du cadastre de l’emploi
[3] Il faudra au préalable trouver un accord sur le maintien d’une subvention indexée à l’initial.
[4] Actuellement, la DENM n’est techniquement en mesure de rencontrer cette demande que partiellement : un décompte dans un délai de 10 jours à compter de la date de confirmation de l’encodage. Cependant, la DENM promet de développer l’outil pour raccourcir ce délai.